Política de Tratamiento de Datos Personales
Cómo SOIN S.A.S. recoge, usa, guarda y protege la información de las personas con las que se relaciona, y cómo usted puede ejercer sus derechos.
1. Responsable del tratamiento
| Razón social | SOIN S.A.S. |
|---|---|
| Domicilio | Bogotá D.C., Colombia |
| Correo para asuntos de datos personales | comercial@soinsas.com (asunto: «Datos personales») |
| Teléfono y WhatsApp | +57 310 562 2902 |
| Sitio web | www.soinsas.com |
2. Marco legal y alcance
Esta política desarrolla el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. Aplica a todas las bases de datos personales que SOIN S.A.S. trata como responsable, y a la información que trata como encargado por cuenta de sus clientes.
3. Definiciones
- Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
- Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos a la profesión u oficio o a la calidad de servidor público.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Datos que tratamos y para qué
| Base de datos | Datos | Finalidades |
|---|---|---|
| Clientes y prospectos | Nombre, cargo, entidad, correo y teléfono de contacto, sector, mensajes enviados | Responder solicitudes; preparar y ejecutar propuestas, pruebas de concepto (POC) y contratos; enviar información comercial, técnica y de eventos de SOIN, solo con autorización; medir la satisfacción. |
| Proveedores y aliados | Datos de contacto y de representación | Gestionar la relación contractual, pagos y obligaciones legales y tributarias. |
| Candidatos y colaboradores | Hoja de vida, datos laborales y de seguridad social | Selección, contratación, nómina y obligaciones laborales. |
| Visitantes del sitio y redes sociales | Datos que la persona entrega en formularios, comentarios o mensajes | Atender la consulta y, con autorización, enviar información comercial. |
No vendemos ni alquilamos bases de datos. No pedimos datos sensibles a prospectos ni clientes. Si alguna vez fuera necesario, se informará que su entrega es facultativa y se pedirá autorización expresa.
5. Autorización
Tratamos datos personales con autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas. Por ejemplo: marcar la casilla de autorización en nuestros formularios, aceptar por correo o firmar un documento. Conservamos prueba de esa autorización.
No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581, entre ellos los datos de naturaleza pública, como el cargo y el correo institucional que las entidades publican en su directorio de servidores públicos (Ley 1712 de 2014). Esos datos los usamos solo para fines relacionados con la función pública de la persona, como presentar servicios a la entidad, y respetando su derecho a pedir que no la contactemos más.
6. Información comercial y contacto
- Solo enviamos información comercial a quien la autorizó, o a canales institucionales de naturaleza pública.
- Cada mensaje identifica a SOIN S.A.S. e incluye una forma sencilla de pedir que no lo contactemos más.
- Atendemos de inmediato toda solicitud de retiro. Esa persona queda en una lista interna de «no contactar» para todos nuestros canales.
- No compramos bases de datos con información personal para enviar comunicaciones masivas.
7. Cuando tratamos datos por cuenta de nuestros clientes (encargado)
En nuestros servicios de monitoreo (NOC), ciberseguridad (SOC), mesa de ayuda, pruebas de concepto y consultoría podemos tener acceso a información de nuestros clientes. En esos casos SOIN actúa como encargado del tratamiento y se compromete a lo siguiente:
- Tratar la información solo según las instrucciones del cliente y para el servicio contratado.
- Firmar acuerdos de confidencialidad y de transmisión de datos antes de iniciar.
- En la POC rápida y el monitoreo, recoger solo datos técnicos de los equipos: dirección IP, MAC, nombre del equipo, estado, tráfico y eventos. No extraemos historias clínicas, datos de pacientes ni datos de ciudadanos.
- Aplicar controles de seguridad alineados con ISO 27001: acceso mínimo, cifrado en tránsito, registro de accesos y gestión de incidentes.
- Al terminar el servicio o la POC, retirar los sensores y devolver o suprimir la información, con certificado de borrado.
- Informar al cliente sin demora cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos.
8. Derechos del titular
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Pedir prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización o pedir la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante SOIN.
9. Cómo ejercer sus derechos
- Escriba a comercial@soinsas.com con el asunto «Datos personales». Incluya su nombre, su documento de identificación, la descripción de lo que solicita y un medio de respuesta.
- Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más, avisándole el motivo.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más, avisándole el motivo. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes.
El área comercial de SOIN S.A.S., con apoyo de la Representación Legal, es la responsable de atender estas solicitudes.
10. Seguridad, transferencia y transmisión
Protegemos la información con medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar su pérdida, consulta o uso no autorizado. Usamos proveedores tecnológicos (por ejemplo, servicios de correo, nube, sitio web y redes sociales) que pueden almacenar datos fuera de Colombia. Exigimos a esos proveedores niveles adecuados de protección y los usamos solo para las finalidades descritas en esta política.
11. Vigencia
Esta política rige desde el 16 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservan mientras duren las finalidades descritas y los plazos legales aplicables. Cualquier cambio importante se publicará en esta página.